Giovanni Gargiolli accompagna la nascita di un laboratorio fotografico al servizio del patrimonio culturale italiano dando corpo e concretezza ad un pensiero che metteva al centro la conoscenza ai fini di tutela. Suo fu l’onere di organizzare la prima sede e il primo gruppo di operatori che si occupassero non solo di ripresa e stampa ma anche di archiviazione, catalogazione e conservazione delle fotografie prodotte. Il primo nucleo risulta costituito dal direttore, tre operatori (Adamo Basile, Ugo Tonelli e Carlo Carboni operatore capo), tre aiutanti, un inserviente e un segretario amministrativo. Nonostante l’esiguità delle risorse dal 1895 si intraprendono le prime campagne di rilevamento, sotto il controllo dell’Ufficio Tecnico per i Monumenti di Roma, su edifici, oggetti d’arte e patrimonio archeologico soprattutto a Roma, in area laziale e in Abruzzo. Alle dirette dipendenze della Direzione Generale Antichità e Belle Arti si moltiplicano le richieste da parte dei Soprintendenti, instaurando un rapporto collaborativo tra studio, ricerca e documentazione. La figura carismatica di Gargiolli, la sua popolarità e la stima riconosciuta alla sua professionalità permea tempi e modi di questo primo periodo di attività del Gabinetto: i suoi contatti personali e la consuetudine con storici dell’arte come Adolfo Venturi o Pietro Toesca lasciano un’impronta anche sulle finalità delle campagne e sulle modalità di realizzazione. Un esempio tra tutti, le fotografie per il volume monografico su Aosta nella collana editoriale “Catalogo delle Cose d’Arte e di antichità d’Italia” realizzate proprio in accordo con Toesca che ne sarà curatore nel 1911. In questi primi anni di gestione si profila già un interesse per l’acquisizione di materiale fotografico esterno, soprattutto per il suo valore integrativo dei dati informativi rispetto alla corrente produzione del Gabinetto Fotografico. L’acquisto del fondo Tuminello nel 1906 risponde pienamente a questo requisito, documentando l’antico assetto di emergenze archeologiche, ma si intuisce nella scelta di Gargiolli grande sensibilità e la volontà di preservare un supporto fragile e ormai desueto come il calotipo, gettando le basi per una storia della disciplina fotografica. Nel 1904 viene pubblicato il primo catalogo per promuovere la vendita delle fotografie, proprio alla stregua degli atelier privati che commerciavano immagini del patrimonio. Benché le difficoltà materiali e la mancanza di risorse e attrezzature remassero contro, la produzione ha un forte incremento e con intensa operatività dal 1898 al 1912 si susseguono campagne in Liguria, Marche, Puglia, Umbria, Sicilia e Valle d’Aosta; si documentano esposizioni importanti come la Mostra d’Arte Sacra di Orvieto (1898) o l’Esposizione d’Arte Abruzzese di Chieti (1905). Alla morte di Gargiolli, nel gennaio 1913, il Gabinetto Fotografico può contare oltre 12.000 lastre negative. Gli succederà Carlo Carboni, allievo prediletto continuatore della sua impostazione del lavoro.